Email Marketing: How to implement it from scratch?

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1. Generate a database

First things first: you can’t think of creating an email marketing campaign if you don’t have someone to send it to. So, you will need a list of contacts or subscribers. That is, a set of people who have given you permission to communicate with them through their email. How to generate a database or gain new subscribers is another topic. So, in order to move forward faster, I’m going to have to assume that you already have this information. 😉

2. Select the Email Marketing platform

An emailing platform is a software specialized in sending mass emails, which must allow:

• work on the design and usability of content, templates, CTAs (call to actions)
• manage subscriber lists to perform segmentation and personalize communications, increasing their effectiveness
• provide metrics for the evaluation of results: open rate, CTR, bounce rate (soft and hard bound), click rate, among others
• automate actions
• design workflows
• integrate with any CMS to capture subscribers or leads, even with customer CRMs

 

Now, the truth is that there are dozens of these platforms, and it will take an important time for you to try them all and choose the one that suits you best. MailChimp, Doppler, Sedinblue, are some of the most mentioned.

Once chosen, I recommend that you turn to its help center and access guides and tutorials to learn how to use the platform.

 

3. Import your contacts to the platform and segment them

 

In the guides of the selected platform, they will tell you how to do this. But before continuing, I want to emphasize how extremely important it is to know and segment your target audience.

To write an email, you first have to know who you are writing to. The more data you have about your clients or readers, the more effective the communication you establish with them can be, and therefore, the better results you will obtain.

With this same intention of developing emails with more effective and personalized content, you must segment your contact list. This means classifying and grouping them based on different criteria. Segmenting will also allow you to detect which customer profiles react more favorably to your proposals, and therefore, are more profitable.

Here are some possible segmentation criteria:

• Demographic data: location, age, sex, nationality, education, socio-economic level, occupation, marital status, religion, among others
• Preference criteria: needs, interests, behavior patterns, tastes, preferences
• Key date: birthday day or month
• Preferred customers: MailChimp, for example, tracks customer buying behavior patterns, offering the possibility of sending a super-personalized email campaign to the company’s most loyal customers
• Interaction with the website: visit frequency, most visited pages, purchase history
• Previous campaigns: opening of the campaign, if any link in the campaign was clicked

 

4. Set the goal of your Email Marketing campaign

Now, let’s move on to the bulk of this matter. Some examples of objectives can be:

• Generate traffic and visits to the company website
• Carry out promotional actions
• Increase the number of sales through a newsletter
• Increase the number of subscribers

Once you have defined this, you must DRAW UP THE STRATEGIES that will be implemented to achieve these objectives and goals. Next, I propose an example. Let’s suppose that the objective of your email marketing campaign is to publicize a new company product. In this case, some of the possible strategies to implement could be:

• Sampling of products to subscribers
• Sending information about the new product in a newsletter
• Creation of product tutorial videos, banners, photos or testimonials
• Exclusive benefits, contests or sweepstakes for subscribers

The third step is to SELECT THE TYPE OF CAMPAIGN to make.

Here are some types of existing email marketing campaigns:

• Newsletter or informative bulletin. It is the most used and is used to send news and updates about a company, product or service.
• Promotional campaign. It has a clear business objective that shows both in its content and in the tone of its message.
• Special dates campaign. This type of campaign is also promotional, but it is carried out on special occasions, when people are more predisposed to make purchases at better prices (Black Friday, Mother’s Day, Christmas).
• Loyalty campaign. They are intended to build a stable and long-lasting bond with customers, through constant and preferably personalized communication.
• Information campaign. It is used to communicate that a product has been launched, a blog has been redesigned or the company provides a new service. It fosters the bond with customers, making them feel part of a community.
• Invitation campaign. It is used to invite subscribers to participate in an event that the company is organizing.

 

STEP 5. DESIGN AND CONTENT OF THE EMAIL

Topic:

• Must not be long (no more than 30 characters)
• Must be eye-catching
• Direct and simple language should be used
• Do not use typical spam words (free, call now) so that it is not reported as spam
• Do not write in capital letters or with exclamation marks to the power to not be classified as spam
• It is recommended to use words or verbs that invite users to carry out an action

Brand identification:

• Place the company logo and the link to the website

Title or headlines:

• Should be eye-catching and arouse interest
• Must offer promises that can be kept
• A tone close to the reader, clear, direct and simple should be used

Content:

• Must be clear, simple, concise and direct
• Do not put unnecessary information to fill spaces
• The most important information should be at the beginning
• Divide information using subtitles
• Use more images than text

Call to action:

• It must be striking and according to the design (use a color palette according to the general design)
• Must be persuasive and convincing

Contact information:

• Company information and contact details must be placed at the bottom of the email so that the user can get in touch when needed

Cancel button:

• It is necessary to have one so that the user can unsubscribe at any time
• Carry out a test before sending the final newsletter.

The emails are characterized by their simplicity; for containing images and a short text that communicates to the user about the offers, with the aim of achieving a “call to action” or “call to action”, which translates into a conversion.

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1. Generar una base de datos

Primero lo primero: no puedes pensar en crear una campaña de email marketing, si no tienes a quiénes enviarla. Así que, necesitarás una lista de contactos o suscriptores. Esto es, un conjunto de personas que te hayan dado permiso para comunicarte con ellas a través de su correo electrónico. Cómo generar una base de datos o ganar nuevos suscriptores es otro tema. Así que, para poder avanzar más rápido, voy a tener que asumir que ya cuentas con esta información. 😉

2. Seleccionar la plataforma de Email Marketing

Una plataforma de emailing es un software especializado en el envío de correos masivos, que debe permitir:

• trabajar el diseño y usabilidad de los contenidos, plantillas, CTAs (call to actions o llamados a la acción)
• manejar las listas de suscriptores para realizar segmentaciones y personalizar las comunicaciones, aumentando su efectividad
• proporcionar métricas para la evaluación de resultados: tasa de apertura, CTR, tasa de rebote (soft y hard bound), tasa de clicks, entre otras
• automatizar acciones
• diseñar workflows
• integrarse con cualquier CMS para captar suscriptores o leads, incluso con los CRM de clientes

Ahora bien, la verdad es que existen decenas de estas plataformas, y requerirá un tiempo importante que puedas probarlas todas y elegir la que más te convenga. MailChimp, Doppler, Sedinblue, son algunas de las más mencionadas.

Una vez elegida, te recomiendo que recurras a su centro de ayuda y accedas a guías y tutoriales para aprender a manejar la plataforma.

3. Importar tus contactos a la plataforma y segmentarlos.

En la guía de la plataforma seleccionada, te indicarán cómo realizar esta acción. Pero antes de continuar, quiero recalcar lo sumamente importante que es conocer y segmentar a tu público objetivo.

Para escribir un email, primero tienes que saber a quiénes les escribes. Mientras más datos tengas de tus clientes o lectores, más efectiva podrá ser la comunicación que establezcas con ellos, y por consiguiente, mejores resultados obtendrás.

Con esta misma intención de elaborar emails con contenidos más efectivos y personalizados, debes segmentar tu lista de contactos. Esto significa, clasificarlos y agruparlos en función de distintos criterios. Segmentar, también te permitirá detectar qué perfiles de clientes reaccionan de forma más favorable a tus propuestas, y por tanto, resultan más rentables.

Te dejo algunos posibles criterios de segmentación:

• Datos demográficos: ubicación, edad, sexo, nacionalidad, escolaridad, nivel socio-económico, ocupación, estado civil, religión, entre otros
• Criterios de preferencia: necesidades, intereses, patrones de conducta, gustos, preferencias
• Fecha clave: día o mes de cumpleaños
• Clientes preferenciales: MailChimp, por ejemplo, hace un seguimiento de los patrones de conducta de compra de los clientes, ofreciendo la posibilidad de enviar una campaña de emailing súper personalizada a los clientes más fieles de la empresa
• Interacción con el sitio web: frecuencia de visita, páginas más visitadas, historial de compras
• Campañas anteriores: apertura de la campaña, si se hizo click en algún enlace de la campaña

4. Fijar el objetivo de tu campaña de Email Marketing

Ahora sí, pasemos a lo grueso de este asunto. Algunos ejemplos de objetivos pueden ser:

• Generar tráfico y visitas al sitio web de la compañía
• Realizar acciones promocionales
• Incrementar el número de ventas a través de un newsletter
• Aumentar la cantidad de suscriptores

Una vez que hayas definido esto, debes TRAZAR LAS ESTRATEGIAS que se implementarán para alcanzar dichos objetivos y metas. A continuación, te propongo un ejemplo. Supongamos que el objetivo de tu campaña de email marketing es dar a conocer un producto nuevo de la compañía. En dicho caso, algunas de las posibles estrategias a implementar podrían ser:

• Sampling de productos a suscriptores
• Envío de información sobre el nuevo producto en una newsletter
• Creación de vídeos tutoriales del producto, banners, fotos o testimoniales
• Beneficios, concursos o sorteos exclusivos para suscriptores

El tercer paso es SELECCIONAR EL TIPO DE CAMPAÑA

a realizar. A continuación, algunos tipos de campañas de email  marketing existentes:

• Newsletter o Boletín informativo. Es la más usada y sirve para enviar noticias y novedades de una empresa, producto o servicio.
• Campaña promocional . Tiene un claro objetivo comercial que se nota tanto en su contenido como en el tono de su mensaje.

• Campaña de fechas especiales. Este tipo de campaña también es promocional, pero se realiza en ocasiones especiales, cuando las personas están más predispuestas a realizar compras a precios mejorados (Black Friday, Día de la Madre, Navidad).

• Campaña de fidelización. Tienen la finalidad de construir un vínculo estable y duradero con los clientes, a través de una comunicación constante y preferentemente personalizada.

• Campaña informativa. Se utiliza para comunicar que se ha lanzado un producto, se ha rediseñado un blog o la empresa brinda un nuevo servicio. Fomenta el lazo con los clientes, haciéndolos sentir parte de una comunidad.
• Campaña de invitación. Sirve para invitar a los suscriptores a participar de un evento que esté organizando la empresa.

PASO 5: DISEÑO Y CONTENIDO DEL EMAIL

Asunto:

• no debe ser largo (no más de 30 caracteres)
• debe ser llamativo
• se debe usar un lenguaje directo y sencillo
• no utilizar palabras típicas de correo no deseado (gratis, llame ya) para que no sea reportado como spam
• no escribir en mayúsculas ni con signos de exclamación al poder para no ser clasificado como spam
• se recomienda usar palabras o verbos que inviten a los usuarios a llevar a cabo una acción

Identificación de marca: 

• colocar el logo de la empresa y el link al sitio web

Título o titulares:

• deben ser llamativos y despertar interés
• deben ofrecer promesas que puedan ser cumplidas
• se debe utilizar un tono cercano al lector, claro, directo y simple

Contenido:

• debe ser claro, sencillo, conciso y directo
• no colocar información innecesaria para llenar espacios
• la información más importante debe estar al principio
• dividir la información utilizando subtítulos
• usar más imágenes que texto

Llamada a la acción (call to action)

• debe ser llamativa y acorde al diseño (usar una paleta de colores acorde al diseño general)
• debe ser persuasiva y convincente

Datos de contacto:

• la información de la empresa y datos de contacto deben ir colocados al pie del email para que el usuario se pueda poner en contacto cuando lo necesite

Botón de baja:

• es preciso contar con uno para que el usuario pueda darse de baja cuando lo desee

realizar un testing antes de enviar la newsletter final.

Los emails se caracterizan por su sencillez; por contener imágenes y un texto breve que comunique al usuario sobre las ofertas, con el objetivo de conseguir un “call to action” o “llamado a la acción”, que se traduce en una conversión.{:}